Påståendet kan enkelt uppfattas provocerande. Här har man under ett flertal år lagt stora resurser på att införa ett nytt ERP system, bygga anpassningar och integrationer, utbilda personal samt planera för en utrullning genom företagets olika marknader och nu skall man dra i handbromsen och börja om på nytt bara för att Microsoft har släppt en ny version. Kan detta verkligen vara vettigt?

Här finns det inte ett enkelt svar som passar alla kunder. Vi menar snarare att det beror på ett antal parametrar vilket talar för att det skall vara ett välgrundat beslut huruvida att köra vidare med AX2012 R3 utrullningen verkligen är det alternativt som är bäst för företaget ur ett långsiktigt och strategiskt perspektiv. Samtidigt som att det finns argument som talar för en fortsatt utrullning så finns det även argument som talar för en uppgradering till Dynamics 365 F&O som möjliggörare av den digitaliseringsresa som är livsavgörande för många organisationers framtida överlevnad. Nedan är en lista på våra topp 10 argument till varför man bör utvärdera Dynamics 365 Finance & Operations till förmån för fortsatt utrullning av AX2012 R3:

  • Support – Mainstream support på AX2012 R1-R2 har redan utgått. AX2012 R3 utgår i oktober 2021 samt extended support i januari 2023. Sitter man i en omfattande utrullning med ett antal marknader kvar att rulla ut så är det därmed stor risk att man blir sittande med en osupporterad plattform när utrullningen väl är genomförd. Vad innebär då detta? Med en osupporterad version kan man inte lägga några service tickets mot Microsoft utan får istället förlita sig på att utveckla egna hot fixar för eventuella problem eller buggar som kan tänkas uppstå. Detta påverkar både driftsäkerheten samt driver kostnad i form av utveckling av egna rättningar.
  • SaaS – Dynamics 365 F&O är en fullfjädrad ”Software as a Service”- tjänst vilket AX2012 R3 inte är. Detta innebär att Microsoft tar fullt ansvar för infrastruktur och plattformstjänster kopplat till Dynamics 365 F&O. Exempel är garanterad tillgänglighet på 99,99 %, automatisk backup, loggning och replikering av data vid händelse av driftstörning. Sammantaget innebär det minskat behov av infrastrukturpersonal för att säkra drift och förvaltning av ERP systemet vilket gör att kunden istället kan fokusera fullt ut på sin kärnaffär.
  • Continuous Updates – Aldrig mer några kostsamma och tidskrävande uppgraderingar. Dra istället fördel av Microsofts innovation kring Dynamics 365 och Azure genom kontinuerliga uppdateringar som levereras 8 gånger per år där du som kund själv kan schemalägga ditt uppdateringsfönster. Microsoft utför därefter installationen åt dig och givet att du håller dig till rekommenderad uppdateringscykel så innebär det ingen nedtid av systemet. Endast en refresh av webbläsaren krävs och din applikation är därefter uppdaterad.
  • Dynamics 365 ekosystem – Dynamics 365 F&O är numera så mycket mer än ett isolerat ERP system. Sammantaget består ekosystemet runt Dynamics 365 F&O av 230+ förmågor fördelat på områdena ERP, CRM, Modular, Artificiell Intelligence, Machine Learning och Platform. Vilken nytta skapar då detta för kunden? Framförallt innebär det en modern digital plattform som kan växa i takt med kundens affärsutveckling. Kunden betalar endast för de tjänster man nyttjar med valmöjligheten att aktivera nya Dynamics 365 appar vid behov som har inbyggt stöd för synkronisering av data för att därmed undvika data ”silos” mellan respektive system.
  • Power Platform – Dra fördel av innovationskraften inom Power Platform för att förstärka nyttan med Dynamics 365 F&O. Exempelvis nyttja MS Flow för att automatisera repetitiva flöden. PowerApps för att ge verksamheten möjlighet att skapa mobila appar utan krav på tidigare programmeringskunskap. Eller Power BI för att analysera information och skapa insikter utifrån rika visualiseringar. Nyttja Common Data Services (CDS) för att skapa ett ”kitt” som håller ihop informationen mellan dina olika Dynamics 365 applikationer och på så sätt undvik data ”silos”. Exempelvis för att i nära realtid synkronisera kundinformation mellan ditt ERP och CRM system.
  • LCS – Lifecycle Services (LCS) portalen är nära sammankopplad med Dynamics 365 F&O och medför en mängd självbetjäningstjänster som numera en affärsanvändare kan genomföra vilket tidigare har krävt gedigen teknisk kompetens. Exempel är att deploya nya miljöer via en intuitiv guide, ta en kopia av produktion och läs in i en testmiljö eller schemalägg deploy av ny kod. Detta resulterar i riskminimering då behovet av en teknisk arkitekt, vilket oftast är en trång sektor i många projekt, drastiskt minskar.
  • Data och AI – Data är det nya ”guldet” och utgör en stor potential för framtida affärsmöjligheter. Nyttja de senaste connectorerna i Dynamics 365 F&O för att i nära-realtid exportera relevant Dynamics 365 data till en Azure DataLake där även data från andra legacy system kan lagras. Applicera därefter maskininlärningsmodeller för att identifiera mönster och skapa datadrivna insikter som kan effektivisera beslutsfattandet.
  • IoT – Internet of Things, gå från ett reaktivt- till ett proaktivt- agerande med hjälp av sensorer som exempelvis kan skicka signaler från fabriksgolvet som via standard interface i Azure IoT Hub och Azure EventGrid/EventHub processas och skickas vidare till Dynamics 365 F&O som i sin tur kan skapa upp arbetsorder för underhåll av maskiner innan olyckan varit framme och på så sätt förhindra driftstopp och onödiga kostnader.
  • Kompetens – Kompetens på AX2012 R3 och tidigare versioner blir alltmer en bristvara. All utbildningsmaterial som produceras av Microsoft tillsammans med relaterade certifieringar är helt och hållet fokuserat på Dynamics 365 F&O. Vidare så satsar de större utbildningsföretagen och konsulthusen endast på att utbilda ny personal på Dynamics 365 F&O. Som marknaden ser ut finns det en brist på seniora konsulter i förhållande till behovet på marknaden. Detta i kombination med en stark drivkraft hos många konsulter att få jobba med den senaste tekniken, det är trots allt detta som är anledningen till att man stannar i konsultyrket, vilket vidare driver på flykten från tidigare versioner.
  • Mobility – Dynamics 365 F&O är bygg från grunden upp baserat på molnet. Ur ett användarperspektiv innebär det att tjänsten är oberoende av Operativsystem så länge som någon av de vanligast förekommande webbläsarna finns att tillgå. Applikationen går även att köras på en mängd olika enheter där formulär per automatik anpassas efter enhetens storlek. Även om det finns stöd för vissa appar i AX2012 R3 så är valfriheten betydligt mer begränsat. Exempelvis finns ej tillgång till Unified Operations Mobile App där man kan aktivera olika affärsprocesser via en mobilapp som finns tillgänglig både via Google Play och Apple Appstore.

Visst kommer ett nytt projekt i form av en ytterligare ERP implementation driva kostnader inom den egna organisationen men sätt till helheten och den totala kostnadsbilden får man inte glömma bort att det även finns en mängd kostnader kopplat till underhåll av en befintlig AX 2012 R3 instans som kan begränsas. Exempel är:

  • Driftkostnad av AX2012 – Denna kostnadspost lever kvar även om man initierar ett parallellt projekt av Dynamics 365 F&O men kan avsevärt begränsas då färre marknader är involverade. Att flytta kod-, data- och konfiguration mellan miljöer är mer eller mindre en manuell aktivitet i AX2012 R3. I ett stort projekt med många miljöer driver detta väsentligt mycket mer tid i jämförelse med Dynamics 365 F&O där merparten av dessa aktiviteter ligger inom ramen för Microsofts ansvar alternativt är helt automatiserade.
  • Infrastrukturkostnad för AX2012 – För att skala ut sin AX2012 R3 produktionsinstans kan man behöva addera AOS:er (Application Object Servers). Detta för att exempelvis kunna hantera en större mängd användare eller kunna ha dedikerad datorkraft för batchbearbetning. För varje AOS man lägger till finns en associerad licenskostnad.
  • Support – AX2012 R3 Mainstream support löper ut 2021 och Extended support 2023. Att sitta på en plattform som saknar mainstream support innebär att endast kritiska hotfixar tas fram av Microsoft. När väl extended support löpt ut innebär det att all form av utveckling av hotfixar behöver drivas av kunden. Genom att färre marknader går in i AX2012 R3 minskar även risken för att behöva lägga tid och kostnad på hotfixutveckling.
  • Self-service i LCS – Fler och fler tjänster läggs över som självbetjäning i LCS och är fullt möjligt att hanteras av en junior konsult alternativt en användare hos kunden med begränsad teknisk erfarenhet. Detta innebär att beroendet mot erfarna tekniska arkitekter vilket både är kostsamt samt många gånger innebär en flaskhals begränsas avsevärt genom förflyttningen till Dynamics 365 F&O. Vidare så har ett stort antal aktiviteter automatiserats så som deploy processen av nya miljöer vilket innebär att tidsåtgången är en bråkdel i jämförelse med AX2012 R3 och tidigare versioner.
  • Hantering av driftfönster – Färre marknader på AX2012 R3 versionen bör rimligtvis begränsa behovet av driftfönster för att deploya rättningar samt ny utvecklad funktionalitet. Hantering av koddeploy till produktion är i AX2012 R3 helt och hållet manuellt och ligger på kundens ansvar. Dessa driftfönster innebär nedtid av produktion som rimligtvis bör kunna översättas till förlorade kronor och ören. I Dynamics 365 F&O är uppdateringar av produktionsmiljön helt automatiserad och utförs av Microsoft. För endast Microsoft uppdateringar är det ingen nedtid av produktion vid uppdatering (preview just nu men planeras att nå ”General Availability” under hösten 2019).

Låter ovanstående rimligt och skulle ni vilja vet mer om hur man praktiskt kan gå tillväga för att skapa ett business case för en uppgradering till Dynamics 365 F&O eller vill ni bara vara säkra på att en fortsatt utrullning av AX2012 R3 är det bästa för just er organisation? Tveka inte att höra av er till Acando så hjälper vi er. Exempelvis kan vi erbjuda en ”Assessment” med väl definierade avgränsningar och leverabler som tittar på just dina förutsättningar, vilka alternative scenario som finns att tillgå samt en rekommendation kring väg framåt.

Tobias Lång/

Dynamics 365 Chief Solution Architect @Acando