Att införa ett affärssystem – och en lösning för ERP – har många fördelar. En lyckad implementation kan ge minskade kostnader och ökad effektivitet, genom att verksamhetens data uppdateras i realtid, och är samlad på ett och samma ställe. Men att implementera ett affärssystem i en organisation är en komplex uppgift, och det finns tyvärr ingen enkel lösning som passar alla.

Vi på Acando har lärt oss av ett flertal projekt genom åren där vi implementerat Dynamics 365 och sett att det finns en trend i de utmaningar som uppstår vid en implementation. Här kommer några saker som man bör fokusera extra på för att få ett lyckat resultat.

Välj rätt ERP-system

Kanske inte behövs någon rocket science för att förstå vikten av, men lättare sagt än gjort när det finns tusen affärssystem på marknaden. Vissa är inriktade per bransch, andra riktar in sig geografiskt, medans andra arbetar med endast delar av specifika branscher. Första steget för att välja rätt system är därför att göra hemläxan med det strategiska arbetet.

Analysera verksamhetens behov

Eftersom ERP-systemet ska stödja verksamhetens processer är det av största vikt för de som jobbar i systemet att det faktiskt fungerar i enlighet med deras behov. Därför är det viktigt att göra en analys och kartlägga verksamhetens affärsprocesser. Genom att tydliggöra detta tidigt kommer det inte att komma överraskningar under resans gång gällande nya krav. Något som är en framgångsfaktor för att implementationsprojektet ska leverera enligt tidplan.

Ha ett dedikerat ledarskap och resurser med rätt kompetens

Ett dedikerat ledarskap i organisationen är avgörande för att genomföra en framgångsrik implementation. Ledningen påverkar takten av implementeringen genom att driva igenom de förändringar som krävs. Det är också av största vikt att se till att man har resurser med rätt kompetens med från början. Att ha nyckelspelare från både verksamheten och IT-avdelningen gör att projektet har tillräcklig kunskap, både om verksamheten men även om produkten i sig och hur den ska implementeras.

Våga göra saker annorlunda

De ord som kan komma att kosta mest är “så har vi alltid gjort”. Människan älskar trygghet men att något lyckats förut är ingen garanti för framtiden. Att våga bygga den nya lösningen utan att förlita sig på gamla arbetssätt är avgörande. Man bör fokusera på att implementera ett nytt affärssystem för att optimera värdekedjan och spara kostnader. Detta kan då innebära att man inte kan göra exakt som tidigare i det nya systemet.

Säkerställ en effektiv förändringsledning

En implementation av ERP påverkar användarna markant. Människor gillar till sin natur inte förändring, och det finns många som inte kommer ställa sig positiva till projektet. Att förutspå vilka faktiska förändringar projektet kommer ha på människor är till fördel för att göra en så smidig implementation som möjligt. Här behöver ledningen skapa förutsättningar för rätt vägledande värderingar. Det kommer vara väsentligt för att förändringen ska tas emot positivt och genomsyra kulturen i organisationen.

Bygg upp en lärande organisation

För att ERP-systemet ska kunna användas på rätt sätt och för att man ska uppnå maximalt utnyttjande av affärssystemet, är det viktigt att sätta upp en lärande organisation. Det betyder att man behöver säkerställa användarutbildningar, ha konsekventa processer, och se till att det finns data och infrastruktur som grundpelare. Genom att säkra att man jobbar preventivt och sköter underhåll håller man sitt system och affärsprocesser uppdaterade. Och moderna ur ett tekniskt perspektiv även efter implementeringen.

Vill du veta hur vi effektiviserar verksamheter med hjälp av Dynamics 365– kontakta oss gärna för vägledning eller boka en demo.