Att migrera data från ett system till ett annat är en naturlig del av alla ERP-implementeringar. Det kan ofta vara en komplicerad aktivitet som behöver repeteras flertalet gånger innan det blir helt rätt. Det är också väldigt vanligt att man underskattar det här arbetet och planerar och estimerar för lite tid för det i projektet. I det här inlägget kommer vi att belysa ett antal punkter som är viktiga att tänka på när man skall driva en datamigrering samt ge exempel på några dokument som är viktiga att använda.

Avgränsa migreringen

Eftersom migrering potentiellt kan driva mycket tid och kostnad i ett projekt så är det viktigt att ha ett tydligt scope och försöka hålla nere antalet entiteter som ska migreras. Verksamheter som driver kravställning på migrering vill ofta att alla deras data ska lyftas över till det nya systemet, men ha i åtanke att det finns alternativa sätt att möta kraven. Ett sätt kan vara att behålla vissa läsrättigheter i det gamla systemet och på så sätt kunna möta till exempel legala krav på rapportering. Det är också vissa entiteter som är svårare att migrera och där affärsvärdet inte är så stort, vilket gör att de bör ligga kvar i det gamla systemet.

Masterdata som till exempel kunder, leverantörer och artiklar är absolut nödvändiga för den dagliga verksamheten och är entiteter där det finns fördefinierade datamallar i Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise Edition (fortsättningsvis endast benämnt som D365FO). Den typen av data är enklare att migrera och bör alltid vara en del av migreringen.

Transaktionsdata som till exempel sälj- och inköpsorder är mer komplicerade att migrera och innan man inkluderar detta i scopet så bör man fundera vilken nytta en migrering av de här data ger. Man bör avgränsa migreringen och om möjligt avsluta det som ligger öppet i det gamla systemet för att börja på nytt i D365FO. Om det finns ett behov av data så bör man endast läsa över den öppna orderstocken och lämna historiken i det gamla systemet.

För att lyckas bra med en migrering så bör det ha skett en tvätt av data innan migreringen körs. Eftersom en migrering är komplicerad som den är så vill man undvika att både migreringen och datatvätten sker i samma steg och försöka hålla borta logik och datatransformering under migreringen. Det är verksamheten som känner sina data bäst och det är de som bör äga aktiviteten att tvätta sin data.

Struktur och dokument

För att genomföra en lyckad data migrering så behövs en bra struktur och vi kommer att kolla på ett dokument som hjälper till att styra och följa upp arbetet med migreringen samt två dokument som stödjer projektmedlemmar att utföra själva datamigreringen.

Läs mer om hur vi kan hjälpa dig med Dynamics 365

Det första dokumentet är en migreringslista som specificerar alla entiteter som är i scope för migreringen. Det bör förutom dataentiteter även innehålla information om vem som är ansvarig för att ta ut dataextrakt från källsystemet, status per extrakt, vem som är ansvarig för att läsa in data till D365FO, status per dataladdning, vem som är ansvarig för datavalidering samt status per datavalidering. Sedan kan det finnas mycket mer information som man väljer att inkludera men det styrs utifrån behovet av projektet. Nedan är ett exempel på hur en migreringslista kan se ut:

 

Figur 1 Migreringslista 

Det andra dokumentet som vi kommer att kolla närmare på är mappningsdokument. Det finns olika nivåer på mappningsdokument och det är bra att ha minst två mappningsdokument per entitet. I det första mappningsdokumentet, som kan kallas fältmappning, specificerar man vilket fält från källsystemet som mappar mot respektive fält i D365FO. Dokumentet används som underlag när fältmappningen för importen ska sättas upp i D365FO och ser till så att data hamnar på rätt plats. Det andra mappningsdokumentet, som kan kallas värdesmappning, specificerar vilka värden som kan förekomma för ett visst fält i källsystemet och vilka värden dessa ska mappas mot i D365FO. Det blir därför en andra nivå på mappning och respektive fält i fältmappningen kan ha en egen värdesmappning. Det här dokumentet används för att producera dataunderlag med rätt värden som kan läsas in i D365FO. Nedan är exempel på dessa två dokument:

 

Figur 2 Fältmappning 

 

Figur 3 Värdesmappning 

Se även tidigare inlägg på bloggen om att kopiera data mellan D365FO-miljöer.

Ragnar Rosengren
ragnar.rosengren@acando.com
+46 (0)72-1581 348

 Mer om Acando och vårt erbjudande inom Dynamics 365.