Vilken utrullningsstrategi skall man använda vid en Microsoft Dynamics 365 for Operations (D365O) implementering? Det finns många tillvägagångssätt och varianter hur ett projekt ska drivas och rullas ut inom organisationer. Alternativet som man väljer kommer att ha stor påverkan på slutresultatet och det är viktigt att välja en strategi som passar. I detta inlägg kommer vi att kolla närmare på en strategi att skapa ett gemensamt mallbolag för att sedan rulla ut detta inom en koncern. 

Tanken med att skapa ett mallbolag är att representanter från flera bolag inom en koncern är med och kravställer funktionalitet och tar fram en gemensam lösning (mall) som ska vara så koncernöverspännande som möjligt. Givet detta så är det en strategi som kan appliceras av större koncerner och passar mindre bra på små- eller mellanstora bolag. Både konfigurering sätts upp men även anpassningar gås igenom och utvärderas. När mallbolaget väl är skapat så kan det rullas ut till de bolag som ingår i projektet. För varje utrullningsfas så används mallen som bas och tillägg görs huvudsakligen för att stödja legala krav samt annan landspecifik funktionalitet som man bedömer behövs.

Fördelar med mallbolag 

Baserat på vår erfarenhet av att rulla ut ett mallbolag inom en koncern så ser vi följande direkta fördelar:

Enhetliga affärsprocesser / gemensamt arbetssätt

Genom att använda ett mallbolag så tvingar man projektdeltagare från olika bolag att ifrågasätta och försvara sina sätt att arbeta för att komma fram till den ”optimala” lösningen. Projektet bör därmed betraktas som ett verksamhetsprojekt snarare än ett IT- projektet då syftet till stor del blir att uppnå enhetliga affärsprocesser samt säkerställa att ”best practice”- lösningar tillämpas.

Enhetlig funktionell/teknisk lösning

Målsättningen är att få en Dynamics miljö likt den som illustreras i figur 1 där respektive bolags D365O lösning representeras med en cirkel. Det blåfärgade området representerar den gemensamma funktionaliteten som används av alla bolag och de orangea områdena representerar funktionalitet som används av flera bolag men inte av alla. Den totala arean för alla cirklar kan då ses som den totala storleken för hela D365O lösningen. Som figuren visar så är målsättningen med den här strategin att det mesta av funktionaliteten delas av alla bolag, endast en liten del av funktionaliteten används av flera bolag men inte alla samt en så liten del som möjligt som används av endast ett bolag.

GetImage (14)

Figur 1, Modell utrullning: Gemensam funktionalitet och storlek på Dynamics lösning

 

Jämförelsevis när man implementerar och rullar ut en D365O lösning t.ex. bolag per bolag så har första implementeringen vissa krav som lösningen formas efter. Under andra implementeringen så kanske det bolaget arbetar annorlunda och nya krav dyker upp som behöver inkorporeras i lösningen. Även om målsättningen från början är att återanvända så mycket funktionalitet som möjligt från den första projektfasen så är det en stor risk att lösningen börjar divergera och endast en liten funktionalitet återanvänds mellan bolagen. I figur 2 så illustreras en divergerad lösning.

 

Läs mer om hur vi kan hjälpa dig med Dynamics 365 >

GetImage (15)

Figur 21, Traditionell utrullning: Gemensam funktionalitet och storlek på Dynamics lösning

Målsättningen med en mall utrullning är således att få en miljö mer likt figur 1. Om man lyckas uppnå en mer funktionellt gemensam Dynamics lösning så blir underhåll och förvaltningen av lösningen lättare och billigare att underhålla. Det kan visualiseras genom att totala arean av alla cirklar i figur 1 är mindre än arean av cirklarna i figur 2.

Snabbare utrullningsfaser

Rent tidsmässigt så är det framtungt att använda sig av implementeringsstrategi med ett mallbolag. Man spenderar mycket tid på att konfigurera och anpassa ett mallbolag och när det är klart har fortfarande inte något bolag gått live med det nya systemet. Tanken är däremot att när mallen är redo och ska rullas ut inom koncernen så kommer respektive utrullningsfas att bli kortare jämfört med en ”vanlig” utrullningsstrategi. Efter några utrullningar ska man kunna räkna hem tiden och kostnaden som man spenderade på att skapa ett mallbolag och därefter kunna spara in tid på den här strategin. Figur 3 är en visualisering på hur tid/kostnad av utrullning av ett mallbolag kan jämföras mot ”vanlig” utrullning.

GetImage (16)

Modell för att växa koncernen

Genom att ha en koncerngemensam modell för sin D365O lösning så blir det lättare att lyfta in nya bolag i lösningen. Man tar en kopia av mallbolaget och konfigurera sedan upp de bolagsspecifika områdena. Utrullningstiden/kostnaden blir mindre och eftersom flera bolag redan är i lösningen och tanken är att funktionaliteten ska vara så lika som möjligt så har man även många användare som är duktiga på systemet och aspekter som utbildning av nya användare blir enklare.

Risker vid införande av mallbolag 

Det finns även flertalet risker associerade med att använda sig av ett mallbolag som man bör fundera kring under en implementation. Nedan belyser vi några få.

Scope kontroll

Då många personer är inblandade i skapandet av ett mallbolag och ofta från flertalet olika bolag så är det en stor risk att scopet för mallen växer. Det ligger naturligt för många att anse att det arbetssätt som man själv har jobbat efter är det bästa och det kan vara svårt att objektivt bedöma andra arbetssätt och funktionella lösningar. Tanken med mallen är inte att lösningen ska innefatta all funktionalitet som använts i alla bolag tidigare utan man ska försöka hitta det bästa arbetssättet. Det är därför viktigt att behålla ett hårt grepp om projektscopet.

Mallens ”Readiness”

Som motsatts till att hålla hård kontroll över mallens scope så behöver man säkerställa att den samtidigt innehåller tillräckligt mycket uppsättning/anpassningar så att den går att applicera på alla bolag där den ska rullas ut. Om mallen innehåller för lite så kommer det att uppstå problem under senare utrullningar och projektet kommer tvingas bygga mer bolagsspecifika lösningar. Då blir risken att lösningen börjar likna figur 2 mer än figur 1 och tiden som man har lagt ner på att skapa en mall går inte att räkna hem lika fort.

 

Läs även
Smart Retail >
Customer Insights & Analytics > 
Digital Insights >

 

Ragnar Rosengren
ragnar.rosengren@acando.com
+46 (0)721 58 13 48